Att starta framgångsrika projekt
Att jobba i projekt kan vara fantastiskt – om projektmedlemmarna fungerar väl ihop. Om projektmedlemmarna drar åt olika håll kan upplevelsen vara fruktansvärd. Vad värre är att utan rätt styrning kommer projektteamet fokusera på fel mål och misslyckas att använda rätt resurser som finns tillgängliga.
I utbildning för projektledare går man ofta igenom vad som gör att projekt ofta fallerar. En av de vanligaste orsakerna är bristen på förberedelser och att projektmedlemmarna drar åt olika mål.
Konsekvenserna för de inblandade och för organisationen kan ofta vara allvarliga.
Tips: I början av ett projekt är allt bråttom och spännande och de inblandade har ofta bråttom att komma igång på en gång. Då är det frestande att dra igång projektet och låta alla sätta igång.
Men kom ihåg att ”misslyckas med planeringen är att planera att misslyckas”. Detsamma är att misslyckas att sätta tydliga mål för projektet. Den tid du tar för att skapa en projektplan har du igen tusenfalt. Projektledning ÄR planering så se till att sätta kurs mot framgången. |
Den exakta utformningen av en projektplan varierar från situation till situation och från projektteam till projektteam. I projektledning är det viktigt att tänka igenom de olika variabler som ingår i projektplanen även om själva projektplanen kan variera. Olika projektmallar och verktyg för dessa får man ofta på utbildning i projektledning. Även en kort kurs i projektledning kan vara mycket lönsam i det långa perspektivet.
Oavsett utformning brukar följande punkter alltid vara viktiga att fundera igenom som projektledare;
- Bakgrund
- Uppdrag och målsättningar
- Sammansättning och roller
- Befogenheter och begränsningar
- Resurser och stöd
- Genomförande
- Förhandlingar och överenskommelse
Bakgrund:
Det här är inledningen till projektplanen. Här beskriver du varför projektet startades och vilka problem projektet ska lösa. Hur passar din projektledning in i kurs med organisationens övergripande mål och organisation och vad blir konsekvenserna om projektledningen löser problemet?
- Vilket problem avser projektet att lösa?
- Vilket resultat eller leverabel förväntas?
- Varför är detta viktigt?
Tips: Ställ alltid frågan varför. Får du inte svar, fråga varför igen tills du har svar på ovan frågor.
Exempel på bakgrundsbeskrivning: Ett projekt startades för att öka samarbetet och sammanhållningen mellan ett internationellt företags affärsenheter i olika länder.
Bristen på tidigare samarbete mellan affärsenheterna innebar att de sålde olika delar av företagets produktportfölj. Detta underminerade företagets möjligheter att nå skalfördelar i tillverkning och innebar att budgeten för forskning och utveckling rakade i höjden. Detta är nyckelfaktorer till varför företaget har förlorat marknadsandelar till konkurrenterna. |
Uppdrag och målsättningar:
Det här är hjärtat i upprättande av projektplan i projektledning. Genom att definiera uppdraget och ta ut kurs mot mål vet du som projektledare vad ni ska uppnå. Utan ett tydligt uppdrag följer projektledare och projektmedlemmar sin egen agenda. Hur väl avsikten än är, blir det sällan effektiv projektledning.
| Exempel på uppdrag och målsättningar för projektet: Uppdraget för projektledaren/projektteamet är att utveckla en plan som ökar samarbetet mellan affärsenheterna så att de inom tre år säljer en enhetlig produktserie. |
Nästa steg i projektledning är att ta uppdraget och förvandla det till mätbara mål och delmål för projektet. Dessa används som milstolpar som håller er på banan mot målet.
När du skriver mål och delmål, kan det vara bra att använda SMART-modellen. (Specifikt, Mätbart, Avgränsat, Realiserbart och Tidsbunden). Huvudsaken är att se till att varje delmål är mätbart och övervaka projektets framgång.
Se till att hela tiden hålla kurs mot projektets framgång – en nyckelfaktor i projektledning.
Exempel på mål och delmål:
- Intervjua landscheferna och produktcheferna för att identifiera varför de tror att länderna inte fungerar ihop. Enkäten ska vara färdig och sammanställd och presenteras till styrelseordföranden den 31 mars.
- Förbereda utkast till förslag och presentera för styrelseordföranden den 15 april
- Förfina förslagen och presentera vid mötet för landschefer den 25 april.
- Presentera en färdig plan för styrelseordföranden den 15 maj.
|
Sammansättningar och roller:
På kurser och utbildningar i projektledning är det viktigt att få en förståelse för hur du sätter samman en bra projektgrupp. Även om du arbetar ensam i projektet, blir du ofta beroende av andra personer vare sig du vill det eller inte. Det finns alltid minst en beställare. Sedan kan du bli beroende av produkter, tjänster, information eller kunskap från andra parter.
Ett sammansatt projektteam fungerar som bäst när:
- Projektet har medlemmar med de färdigheter och erfarenheter som krävs för att göra jobbet.
- Projektdeltagarna har olika erfarenheter och bakgrunder.
- Projektet har tillräckligt med folk för att göra jobbet, men inte så många att arbetsuppgifterna inte räcker till.
- För större organisationer är det alltid bra att ha representanter från olika funktioner, som ekonomi, sälj eller andra relevanta avdelningar. Optimalt är även att ha projektmedlemmar från ledning och eventuell kund med i projektet. I projektledning ska du alltid sträva efter delaktighet!
- Titta på uppdraget och målsättningen för att avgöra vem som behövs på teamet för att säkerställa att målen kan uppnås.
När du väl vet vem som ska vara med i teamet, behöver du titta hur varje person kan bistå projektets uppdrag. Även om det kan verka som en överdrift att göra redan i början av projektteamets utformning, kan det hjälpa dig att:
- Matcha projektmedlemmarna till olika roller i projektet
- Upptäcka avsaknader av färdigheter och erfarenheter som kan krävas för att uppnå projektmålet.
Ibland har du inte möjlighet att välja projektmedlemmarna. Det kan vara en kund som är projektmedlem, eller så har teamet utformats över ditt huvud. Ni kanske bara är ett visst antal personer på avdelningen/företaget. Då blir det ännu viktigare som projektledare att kunna identifiera personlighetstyper och hur de fungerar som personer.
På en bra projektledarutbildning bör man gå igenom olika personlighetstyper.
Exempel på sammansättningar och roller i projektledningen:
Projektteamet består av tre representanter från olika nationer och avdelningarna HR, IT, ekonomi. Två är mindre erfarna medan en av dem arbetat på företaget i mer än tio år och har en ledande funktion. Bredden på färdigheter och kunskap gör att projektteamet får större förståelse för de olika kulturella och avdelningsskillnader som kan uppstå.
Susanna Svensson är projektledare. Som projektledare är hon ansvarig för att:
- Leda det dagliga arbetet och projektets leverans.
- Budgeten
- Ge tillräckligt stöd till de projektmedlemmarna
- Rapportera veckovis till styrelseordförande
|
Befogenheter och begränsningar:
Med eventuella roller definierade bör du nu titta på vad du som projektledare eller de olika projektmedlemmarna kan och inte kan göra för att genomföra uppdraget:
Hur mycket tid bör personen avsätta för projektet och vilken prioritet har projektaktiviteter i förhållande till fortgående verksamhet?
- Hur mycket tid bör personen avsätta för projektet och vilken prioritet har projektaktiviteter i förhållande till fortgående verksamhet?
- Hur ska projektmedlemmarna lösa konflikter mellan sitt dagliga jobb och projektuppdraget.
- Vilken budget är tillgänglig, i tid och pengar?
- Kan du som projektledare rekrytera nya projektmedlemmar?
- Vad kan projektteamet göra, vad kan det inte göra och vad behövs godkännande från högre ort för att genomföra?
Exempel:
Susanna Svensson har som projektledare befogenhet att styra projektteamets arbete. Projektmedlemmarna har avsatt 100 % av sin tid under projektets löptid. |
Resurser och tillgängligt stöd:
Här går du igenom de resurser som behövs för att du som projektledare och projektteamet ska kunna uppnå målet. Detta inkluderar budget, tid, utrustning och personer. Eventuella förändringar av resurser och stöd bör du se till att du får reda på omedelbart.
Här bör ni även budgetera och avsätta tid för eventuell projektledarutbildning, kurs i projektledning eller mentorstöd som ni behöver för att nå framgång i projektet.
Exempel:
En budget på 180 000 är tillgängligt för att täcka resor och omkostnader.
Budgeten ska räcka för två team-medlemmar att intervjua landsansvariga i de viktigaste länderna medan övriga intervjuer genomförs via telefonkonferens.
Styrelseordföranden träffar projektledaren varje fredag eftermiddag kl. 16:00, för att stämma av projektets framskridande och för att kunna ge stöd och coachning. |
Genomförandet av projektet
Här beskriver du hur teamet ska arbeta på daglig basis. Använd de detaljer som behövs, varken mer eller mindre. Det kan vara en sammansatt och detaljerad beskrivning för ett projekt som beräknas pågå en längre tid eller begränsat till ett fåtal punkter i ett projekt som beräknas ha en kort livslängd.
Exempel:
Projektmöten
- Första projektmötet hålls torsdagen den 30 januari klockan 8:00.
- Projektgruppen träffas varje torsdag därefter för att stämma av mellan 16:00 och 17:00, så länge projektet pågår.
- Varje projektmedlem förväntas att ge en kort redogörelse av status på den del av projektet som de arbetar på.
- Om en projektmedlem inte har möjlighet att närvara, bör projektledaren meddelas. Den frånvarande ansvarar också för att någon annan kan rapportera hur det går för denne i projektet och kommunicera vad som är på gång.
- En kort summering av varje möte förbereds av Henrik och mailas ut följande morgon.
|
Förhandlingar och överenskommelser
Som projektledare kommer du märka att projektplanen utvecklas under resans gång och förutsättningarna kan komma att ändras.
Kanske har ni kunder inblandade i projekt som vill påverka uppdraget. Målsättningar, sammansättning av teamet, roller, resurser och befogenheter är alla detaljer som ofta är förhandlingsbara mellan beställaren av projektet, projektledaren, eventuellt ansvariga, projektmedlemmarna och andra inblandade.
Tips!
Även om det inte verkar som så, är ofta förhandling det rätta ordet. Tre nyckelfaktorer för framgång:
- Diskutera ihop dig med alla inblandade för att säkerställa att projektplanen är gångbar.
- Se till att den som drar igång projektet och projektledaren är överens om att uppdraget och målet är genomförbart.
- Att stöd och resurser som förutsätts i projektplanen för ett lyckat projekt verkligen frigörs.
Projektets framgång är beroende av att du som projektledare och eventuella projektmedlemmar är övertygade om att målet är uppnåeligt och ge 100 % för att komma dit.
En rekommendation kan vara att komplettera en eventuell projektledarutbildning eller kurs i projektledning med en kurs i förhandlingsteknik, presentationsteknik och/eller effektiv kommunikation. |
Sist men inte minst kommer godkännandet. Det är här som alla inblandade godkänner projektplanen och förbinder sig till de principer som är uppsatta i projektet och den fördelning av roller och ansvar som görs.
Som en symbolisk gest kan man skriva ut projektplanen och låta alla medlemmarna skriva under. Det skapar samförstånd, sammanhållning och lojalitet gentemot varandra, målsättningen och organisationen.
Se det som en uppstart och försök skapa en positiv anda. Några väl valda ord och en flaska Champis räcker långt. För större projekt kan det vara idé att avsätta en halv- eller heldag. Försök i så fall använda dagen till något som knyter an till det ni ska göra. En idé kan vara en föreläsning eller mini-kurs i projektledning.
|
